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为什么企业需要进行差旅管理?

万顺通国际旅行社 12月23日

如今很多企业都开始接触到差旅管理,但是仍有一些人不知道为什么企业需要进行差旅方面的管理,今天万顺通的小编就给大家讲解一下吧。

 

1.成本控制很难

在出行需求旺盛、差旅费用不断上涨的情况下,如何在满足基本需求的同时实现成本节约,真正做到“把每一分钱都花在刀刃上”,成为每个公司需要思考的问题。

为了降低成本,一些大中型公司会选择与航空公司或酒店签订协议,但商定的航空公司和酒店可能不能完全覆盖公司实际业务所需的频繁航班和常驻城市;此外,企业员工出差时也没有优先选择约定的航空公司和酒店。钱花了,但利用率低,造成了差旅费用的浪费。

同时根据白皮书调查数据显示,大中型企业员工通常提前4-7天预订差旅,占54.7%;甚至是提前2-3天。这意味着即使出差已经提前一周确定,大部分员工仍然倾向于在一周或更接近出差日期的时间内预订,这在一定程度上导致了差旅成本的增加。

如果以上所有行为都可以通过监督或激励机制来调节,不要忘记还有不可控因素。由于业务需求的变化导致行程的变化,无形成本增加的情况并不少见。白皮书调查数据显示,这种情况占比高达60.1%。

 

2.管理效率低

差旅管理的显性成本难以控制,隐性成本消费不可低估。在差旅过程中涉及到四个环节:差旅预订-审批流程-售后服务流程(重新安排退款、应急响应等)-结算报销。每个环节都需要一定的人工成本。白皮书指出,在大中型企业的整体管控方面,核心痛点集中在售后服务流程和结算报销管理,分别占53.0%和45.0%。流程末尾的售后服务和结算报销环节,比预订审批流程更加线下化,更加手工化。对于差旅经理来说,前者由于业务变化的不确定性,需要更多的手工操作;而后者由于部门条款和细节等因素,需要谨慎处理。

 

3.工作人员:从预订到报销,既费时又痛苦

大中型企业员工的差旅痛点存在于差旅整个流程的各个环节,包括差旅预订、审批、报销。白皮书的研究数据显示,为了选择更划算的航班和酒店,员工通常需要在30分钟左右的时间内换乘到各个供应商平台进行差旅预订。显然,单个模块的旅行预订服务已经无法匹配。随着人群和业务需求的日益复杂,多渠道去中心化预订并不方便、耗时且令人沮丧。如果一种更方便、更智能的预订方式可以让员工在差旅管理预订环节上花费更少的时间,那么这部分时间就可以用于其他任务,为公司创造更多价值。

 

以上就是企业需要进行差旅管理的原因,希望对大家有所帮助。

 

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